Facturation & compta du City Manager | Guide WELCOME HOST

Entre commissions, frais de ménage et reversements aux propriétaires, la gestion de la facturation et de la comptabilité peut vite devenir un casse-tête pour un city manager de conciergerie. Pourtant, ces sujets conditionnent directement votre trésorerie, votre sérénité et la pérennité de votre activité. Nous vous proposons ici un guide clair pour comprendre les bases à maîtriser en matière de city manager conciergerie, sans jargon inutile. Vous y trouverez les grands principes à respecter selon votre statut, la façon de structurer vos flux, les bonnes pratiques de facturation et les outils à envisager. Il ne s’agit pas de conseil fiscal personnalisé, mais d’un socle pour dialoguer efficacement avec votre expert-comptable et sécuriser votre activité.

Facturation et comptabilité pour city manager conciergerie : le guide simplifié

Temps de lecture : ~14 min

1. Rôle et modèle économique du city manager de conciergerie
2. Facturation d’un city manager
3. Construire une grille tarifaire claire
4. Mettre en place une comptabilité rigoureuse
5. Les outils pour gérer facturation et comptabilité
6. Mini FAQ

Rôle et modèle économique du city manager de conciergerie

Avant de parler facturation et comptabilité, rappelons le rôle spécifique du city manager : vous êtes l’intermédiaire opérationnel entre propriétaires et voyageurs. Vous pilotez les réservations, coordonnez ménage, accueil, maintenance et optimisez le taux d’occupation.

Votre modèle économique repose généralement sur deux axes. Premièrement, une commission sur les revenus locatifs encaissés au nom des propriétaires, souvent comprise entre 15 % et 25 % selon le niveau de service et le marché local. Deuxièmement, des prestations complémentaires facturées en direct (ménage, états des lieux, interventions techniques, accueil tardif, réassort de consommables).

D’un point de vue comptable, il faut distinguer les sommes encaissées pour le compte des propriétaires, qui ne constituent pas votre chiffre d’affaires, et vos vrais revenus, à savoir commissions et prestations facturées en votre nom. Toute votre organisation doit donc séparer ces flux, les documenter par des factures claires et les enregistrer correctement.

Facturation d’un city manager

Cadre légal de la facture en conciergerie

En France, la facture est un document commercial, comptable et juridique. Vous êtes soumis aux mêmes obligations que toute entreprise de services.

• Identité complète (raison sociale, adresse, n° SIRET, forme juridique, n° TVA le cas échéant).
• Identité du client (propriétaire ou entreprise) et son adresse.
• Numéro de facture unique et chronologique.
• Date de la facture et, si différente, date de réalisation de la prestation.
• Détail des prestations : quantité, prix unitaire HT, montant HT.
• Taux de TVA appliqué ou mention « TVA non applicable, art. 293 B CGI ».
• Montant total HT, montant de la TVA, total TTC.
• Conditions de paiement, pénalités de retard et indemnité forfaitaire de 40 € si vous facturez un professionnel.

Depuis plusieurs années, l’usage d’un logiciel de facturation conforme et sécurisé est obligatoire ; les factures sur Word ou Excel ne garantissent plus l’inaltérabilité des données.

Qui facturer et pour quelles prestations

Dans la plupart des modèles de conciergerie, vous facturez les propriétaires pour vos commissions de gestion et certaines prestations (mise en annonce, suivi administratif, etc.). Les frais de ménage peuvent être supportés par le propriétaire ou par le voyageur via la plateforme ; votre revenu est alors la marge que vous conservez.

Les sommes encaissées via les plateformes pour le compte du propriétaire doivent être suivies distinctement : elles ne constituent pas votre chiffre d’affaires et sont à reverser, déduction faite de votre part.

TVA, commissions et mécanisme de débours

Vos commissions et prestations sont soumises à TVA dès dépassement des seuils de franchise ou en cas d’option pour le régime réel. En micro-entreprise sous franchise en base, vous n’appliquez pas de TVA et mentionnez la dispense sur vos factures. Les flux encaissés pour autrui ne sont pas soumis à TVA dans vos comptes. Le mécanisme de débours — paiement d’une dépense pour le compte du client sans marge — répond à des conditions strictes et ne doit pas masquer des revenus.

Construire une grille tarifaire claire

Structurer vos commissions de gestion

La commission est généralement exprimée en pourcentage des loyers encaissés. Définissez une fourchette selon votre niveau de service (gestion à distance vs gestion complète sur le terrain) et précisez toujours si elle porte sur le loyer seul ou sur le loyer augmenté des frais annexes.

Tarifer le ménage et les missions terrain

En conciergerie, le ménage est souvent facturé au forfait par typologie de bien (studio, T2, etc.) en tenant compte du temps passé et du coût de vos intervenants. Distinguez clairement sur vos documents la part ménage, éventuellement supportée par le voyageur, et votre rémunération de gestion. Prévoyez enfin une tarification spécifique pour les missions exceptionnelles (remises en état, inventaires complets, urgences).

Mettre en place une comptabilité simple mais rigoureuse

Séparer vos flux financiers

Disposez d’un compte bancaire professionnel dédié et d’un suivi précis des encaissements par logement et par propriétaire (loyers bruts, commissions, frais de ménage, charges refacturées). Cette séparation clarifie ce qui vous appartient et ce qui doit être reversé.

Enregistrer vos revenus et vos dépenses

Suivre votre trésorerie et vos obligations déclaratives

Réalisez des rapprochements bancaires réguliers, tenez chaque mois un tableau de bord (chiffre d’affaires, charges, résultat estimé, trésorerie disponible, montants à reverser) et respectez scrupuleusement le calendrier fiscal (TVA, IS ou IR, cotisations sociales). Un expert-comptable familier de la conciergerie peut automatiser une partie des flux.

Les outils pour gérer facturation et comptabilité en conciergerie

Logiciels de facturation adaptés aux city managers

Deux grandes options s’offrent à vous : des logiciels spécialisés conciergerie (gestion des ménages, configuration des commissions par logement, export comptable) ou des solutions généralistes pour indépendants couvrant devis, factures conformes et suivi des paiements. Vérifiez qu’ils respectent la loi, gèrent plusieurs propriétaires et proposent un reporting minimal (cumuls de commissions, chiffre d’affaires par propriétaire, encours).

Outils comptables et intégration avec votre PMS

Idéalement, choisissez une solution qui centralise facturation, comptabilité simplifiée et connexion bancaire. Assurez-vous qu’elle importe automatiquement les écritures depuis votre PMS, qu’elle propose un plan comptable adapté (comptes dédiés aux commissions, ménage, sous-traitants) et qu’elle génère des tableaux de bord clairs. Une bonne intégration entre vos outils vous fera gagner des heures et limitera les erreurs.

Mini FAQ city manager conciergerie

Un city manager doit-il obligatoirement émettre des factures pour ses commissions ?

Oui. Dès que vous facturez des prestations de service à un propriétaire, une facture conforme est obligatoire, que vous soyez en micro-entreprise ou en société.

Puis-je encore utiliser Excel ou Word pour faire mes factures ?

Non. La réglementation impose un logiciel de facturation sécurisé garantissant l’inaltérabilité et la traçabilité des données. Vous pouvez exporter des listes vers Excel pour analyse, mais pas générer la facture initiale.

Comment gérer comptablement les loyers encaissés pour les propriétaires ?

Ces loyers ne sont pas votre chiffre d’affaires. Suivez-les logement par logement et propriétaire par propriétaire pour calculer vos commissions et justifier les reversements.

Faut-il un expert-comptable spécialisé en conciergerie ?

Ce n’est pas une obligation légale, mais un professionnel connaissant la location courte durée comprendra plus vite vos flux et vous évitera des erreurs, notamment sur la TVA.

Comment concilier facturation aux propriétaires et frais facturés aux voyageurs ?

La transparence est clé. Ce qui est facturé au voyageur via la plateforme doit apparaître dans vos tableaux de suivi, avec ventilation entre part propriétaire et part city manager. Vos factures au propriétaire doivent synthétiser ces éléments.

En résumé

En synthèse, la facturation et la comptabilité d’un city manager de conciergerie reposent sur quelques piliers simples : séparation des flux, factures conformes, grille tarifaire claire, outils adaptés et suivi régulier de la trésorerie. En structurant dès maintenant votre organisation, vous gagnerez en crédibilité auprès des propriétaires, en visibilité sur vos marges et en sérénité face à l’administration.